L’efficacité d’une entreprise se mesure par la capacité de ses employés à livrer un produit ou un service spécifique dans un temps et avec un niveau de qualité donné, en utilisant intelligemment les ressources humaines, matérielles et financières disponibles.

Si un client ne reçoit pas ce à quoi il s’attend, et que l’entreprise doit corriger, rembourser ou refaire le travail, il est clair que tout le monde perd. C’est pourquoi il est important de clarifier ce qui doit être fait, comment et en suivant quelles normes. Les procédures sont mises en place afin d’améliorer l’efficacité d’une entreprise. Cliquez pour tweeter Elles vous permettent d’assurer que le travail de vos employés reflète votre mission, vos valeurs et vos objectifs.

Structurer et optimiser

Pour être plus efficace, il faut faire mieux avec les ressources humaines, financières, matérielles disponibles. En analysant chacune des activités entre autres l’ergonomie, les formulaires, le séquencement des tâches, le traitement des fournisseurs et les méthodes de travail, vous pourrez trouver des moyens de réduire les pertes et les inefficiences, améliorer les délais et augmenter la satisfaction de la clientèle, tout en maintenant une structure de coûts stable ou diminuée.

Automatiser

L’automatisation demande parfois un investissement plus grand en amont, toutefois les bénéfices à moyen et long termes sont souvent importants. Lorsqu’elle est en place, vous pouvez consacrer vos énergies et ressources à d’autres fins, tout en étant confiant de respecter vos engagements auprès de votre clientèle.

Réduire les coûts et rentabiliser

Les montants dépensés sur les salaires et équipements, ainsi que votre temps sont élevés et doivent être mis à pleine contribution. En organisant mieux et plus intelligemment chacune des étapes des processus, et en vous assurant de ne pas avoir à refaire ou répéter les mêmes activités ou consignes, les sommes investies deviennent plus productives.

Stabiliser

Vous concentrer à formaliser le fonctionnement de votre entreprise est une excellente façon de solidifier vos assises et consigner ce qui fonctionne bien. C’est aussi un moment opportun pour identifier les lacunes et les vulnérabilités et imaginer un plan d’action pour les adresser.

Engager

Un employé qui comprend pourquoi il doit effectuer une tâche d’une certaine manière, sera plus apte à la mettre en pratique puisque le travail et le résultat sont valorisés. Ils seront davantage engagés face à votre entreprise et clients. L’employé ne cherchera plus d’excuses pour justifier un mauvais résultat et retirera une satisfaction d’avoir atteint le but. De plus, le travailleur est plus en mesure de chercher et trouver des moyens d’améliorer les tâches ou le produit puisqu’il a en tête l’objectif final.

« Des employés mobilisés qui connaissent leur rôle, face à une clientèle satisfaite des produits ou services reçus sont les clés d’une entreprise prospère »

Amélioration continue

L’amélioration ne dépend pas uniquement de l’automatisation. Que ce soit en réduisant les délais de traitement, le coût des intrants, ou en améliorant la qualité du produit ou du service offert au client, un pas vers l’avant est franchi. Chaque petit changement favorable est bénéfique et crée des opportunités pour d’autres améliorations; c’est un processus en continu, dynamique qui évolue dans le temps et selon la réalité de chaque entreprise. En mettant à jour les changements dans le temps, vous vous assurez que ces améliorations sont conservées et renforcées.

Voici quelques exemples de processus, tâches et activités que vous pourriez formaliser :

• Manuel accueil employé
• Livre des recettes de votre restaurant
• Étapes de paiement de factures (comptabilité)
• Procédures de fermeture/ouverture de caisse
• Procédures Fermeture/ouverture d’un local
• Activités de continuité des affaires
• Encadrement pour l’application de premiers soins
• Liste de tâches liées à la maintenance
• Règles à appliquer pour assurer la salubrité
• Politique de comportement sur les réseaux sociaux
• Procédures d’accueil client
• Procédures d’accueil des nouveaux employés
• Traitement et suivi des Plaintes
• Procédures de fin de mois
• Politique pour les achats
• Politique pour les comptes de dépenses
• Politique pour la prise de commande

Vous considérez mettre en place de ce genre de procédures ?

Vous êtes intéressés à avoir une perspective nouvelle sur votre mode de fonctionnement ?

Vous aimeriez voir à haut niveau si certaines améliorations pourraient être implantées rapidement et à faible coût ?

Vous êtes curieux de savoir quelles sont les meilleures pratiques en la matière ?

Communiquez avec moi; il me fera plaisir d’en discuter avec vous et voir si nous pourrions travailler ensemble pour adresser vos préoccupations.