Documents clés à détenir
Vous êtes un entrepreneur ou un dirigeant d’entreprise et vous désirez avoir une vue d’ensemble de tous les documents pertinents et utiles pour le bon fonctionnement de vos opérations ? Vous savez l’organisation de votre documentation est essentielle pour une saine gestion des opérations et des affaires juridiques de votre entreprise.
Pour vous aider à y voir plus clair, voici une liste non-exhaustive des documents à conserver.
Gardez-la cette liste et référez-y régulièrement.
En fonction de la nature et du niveau de structuration de votre entreprise, certains documents ne seront pas pertinents – simplement ne pas en tenir compte.
DOCUMENTS RELATIFS A L’ENTREPRISE
- Documents d’incorporation
- Enregistrement au registre des entreprises
- Numéros de TPS et TVQ
- Procès-verbaux
- Livres des actions
- Copies de titres, des droits d’achat et garanties
- Amendements apportés aux différents documents
- Mission, vison et valeurs
- Politique sur le harcèlement physique et/ou psychologique
- Politique de non-concurrence
- Politique d’utilisation des équipements de votre entreprise
- Politique vestimentaire
- Politique sur le travail à distance
- Manuel des employés
- Documents d’assurances responsabilités
- Documents d’assurances invalidité
GESTION COMPTABLE ET TENUE DES LIVRES
- Factures de vos fournisseurs
- Détails des ventes aux clients
- Détails de retours de marchandise ou remboursements
- Document d’inventaire
- Système comptable et de tenue de livres
- États financiers
- Attestations de paiements des charges fiscales trimestrielles et annuelles
- Documents relatifs aux paiements d’impôts
DOCUMENTS BANCAIRES
- Chéquiers
- Documents d’ouverture de compte
- États de compte mensuels et chèques annulés
- États de rapprochement bancaire
- Documents relatifs à la marge de crédit
- Documents relatifs au prêt à terme
- Documents relatifs à l’hypothèque
- Lettre de garantie
- Cautionnement personnel
- Déclarations des inventaires, lorsque demandées par la Banque
DOCUMENTS CONTRACTUELS
- Contrat de service
- Contrat de location de voiture
- Contrat de location de local (Bail)
- Contrat de crédit-bail
- Contrat de vente
- Contrat d’association d’entreprise
- Contrat de travail avec les employés
- Contrat avec les sous-traitants
DOSSIERS DU PERSONNEL
- Description de postes
- CV
- Fiche d’employés
- Recherche des antécédents judiciaires
- Contrat de travail
- Demandes de congé
- Évaluation de rendement
- Documentation de mesures disciplinaires
- Documents de CSST
- Détails des formations données aux employés
FORMULAIRES UTILISES DANS LES ENTREPRISES
- Tous vos gabarits
- Factures
- Lettres aux clients
- Contrats de vente, de soumission
- Fiches clients
- Fiches de consentement
- Procédures d’urgence / plan d’évacuation
- Processus d’accueil du client
- Processus de gestion de plainte
- Processus d’ouverture et fermeture de votre local
- Processus d’entretien des équipements
- Processus de salubrité
- Processus de santé et sécurité au travail
DOCUMENTS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
- Demandes de dépôt de marque
- Attestations de droit d’auteur
- Brevets et licences
- Accords de confidentialité ou de non-divulgation.
DOCUMENTS DE MARKETING ET DE PUBLICITÉ
- Enregistrement et renouvellement de vos noms de domaine
- Noms et mots de passe pour votre hébergement de site Web, Boutique Web, courriels et autres
- Noms d’usager et mots de passe pour toutes vos plates-formes de médias sociaux
- Logos et déclinaison de vos logos : détail des couleurs et des fonts
- Slogans
- Images achetées sur le Web
- Brochures et insertions publicitaires
- Bannières publicitaires web
- Messages publicitaires radio et télé
PERMIS ET LICENCES
- Permis
- Licences
- Formulaires d’enregistrement
- Documents nécessaires à l’exercice du métier ou autre formalité exigée par la réglementation fédérale, provinciale et/ou municipale (exemples : Permis alcool, MAPAQ, CSST, RBQ, etc.)
INFORMATIQUE
- Sauvegardes régulières de vos fichiers informatiques
- Sauvegardes régulières de votre logiciel comptable
- Preuves de l’achat de vos logiciels
