L’œuf ou la poule?

La routine quotidienne, les imprévus, les enjeux d’affaires, les retards accumulés et nombre d’autres réalités opérationnelles sont des éléments qui occupent la grande partie du temps des gestionnaires et administrateurs d’entreprises. Souvent, il reste bien peu de temps et de ressources à consacrer à la stratégie d’entreprise, à la planification et à l’optimisation.

Que ce soit pour améliorer ses méthodes de travail, pour réduire le gaspillage, pour permettre aux employés de contribuer ou simplement pour travailler dans le plaisir, trouver des moyens d’améliorer l’efficience de vos activités est autant un projet qu’un devoir.

Pas besoin d’être compliqué…

Plusieurs entrepreneurs croient, à tort, que l’absence de problème est gage de succès. Or, la vérité est toute autre; il y a TOUJOURS des procédures, processus, des méthodes de travail, des outils qui peuvent être changés et qui peuvent apporter des améliorations pour l’ensemble de l’entreprise et de ses intervenants. Ces sources de potentiel sont appelées des « opportunités ».

Un minimum de réflexion peut souvent soulever ces opportunités. Après une brève analyse, la mise en place d’actions concrètes, les résultats sont souvent surprenants. Pour trouver ces petits cadeaux, il s’agit simplement de regarder les différents secteurs de l’entreprise, les activités qui s’y déroulent et identifier où le temps et l’argent sont gaspillés ou pourraient être mieux utilisés.

On appelle ça l’amélioration continue: des petits pas constants qui peuvent vous mener loin !

Par où commencer?

Voici quelques pistes pour amorcer votre réflexion et votre recherche d’opportunités:

Demandez à vos employés

Ils sont les premiers concernés par les changements et ceux qui ont le plus d’expérience pratique sur la réalité quotidienne de leurs tâches. Bien que parfois ils n’ont pas la vue complète du processus, c’est une belle occasion pour vous de voir s’il y a lieu de changer quelque chose. Au pire, ils en apprendront davantage sur les raisons pour lesquelles ils effectuent chaque activité.

• Des étapes de trop dans le processus?
• Des problèmes récurrents?
• Du travail inutile?
• De la paperasserie excessive?
• Des plaintes spécifiques?
• Des tâches répétitives ?

Améliorez les compétences

Autant les individus que de les entreprises gagnent par le développement des compétences. Souvent, quelques formations ou ateliers procurent des gains en temps, réduisent les pertes, améliorent la qualité, augmentent le sentiment d’appartenance et donc diminuent les problèmes et lourdeurs du quotidien.

Quelques idées :

• Comment fonctionne la machinerie
• Comment mieux utiliser les nouveaux outils
• Ou trouver les bonnes informations
• Quelles sont les fonctionnalités peu connues des systèmes
• Mieux utiliser les Excel, Word, Google, etc.
• Mettre en communs les irritants de chaque départemen

Revoyez votre équipement

La machinerie, les outils, les systèmes et les applications utilisés par vous et vos employés vous permettent de livrer vos produits et services. S’ils vous ralentissent ou sont désuets, vous perdez temps et argent et risquez de décourager vos employés.

• Revoir s’ils répondent toujours aux besoins actuels
• Comparer avec ce qui est disponible sur le marché. Analyser les nouvelles technologies disponibles.
• Identifier ce que vos compétiteurs utilisent
• Demandez à vos partenaires s’ils ont des suggestions ou ont vu d’autres choses ailleurs

Surveillez vos déplacements

Bien que cela puisse sembler minime : se déplacer d’un endroit à l’autre est un moment où on ne travaille pas. Si vous ou un (ou encore pire, plusieurs) employé vous déplacez à répétition, cela représente un gaspillage de temps. Voyez cette réalité comme une opportunité d’amélioration : réduire le déplacement =  gagner du temps = augmentez  la productivité.

• Changer le processus pour éviter les déplacements
• Rapprocher les employés
• Se déplacer une seule fois au lieu de plusieurs

Faites-vous accompagner!

Bien que vous soyez en mesure de trouver de belles opportunités et d’agir souvent à très peu de coûts, demander de l’aide externe demeure une option payante. Une perspective objective et impartiale apporte souvent un vent de fraîcheur et de nouvelles idées.

• Des partenaires d’affaires
• D’autres entrepreneurs
• Un mentor d’affaires
• Coaching d’affaires
• Experts en optimisation
• Consultants stratégiques

L’amélioration peut faire peur, car, bien que ce soit temporaire car elle implique:

• le changement,
• l’inconfort et
• le déséquilibre.

Il ne faut pas oublier que l’évolution annonce aussi

• la transformation,
• la métamorphose,
• la modernité,
• le renouveau et
• le potentiel.

Le meilleur moyen d’y arriver, c’est le mettre en place un processus d’amélioration continue qui vous permettra de faire des petits changements régulièrement :

P’tit train va loin !

« Ce n’est pas le plus fort, ou le plus intelligent de l’espèce qui survit.

C’est celui qui peut le mieux s’adapter au changement. »    

Charles Darwin