Vous êtes heureux d’avoir enfin trouvé la perle rare… Cette fois, vous êtes certain que c’est la bonne et elle commence lundi prochain. Sans surprise, vous êtes tellement débordé que vous n’avez pas le temps de vous préoccuper de la façon dont vous allez l’accueillir, l’intégrer ni de comment vous allez la former. Vous décidez donc de procéder comme vous l’avez toujours fait, avec la bonne vieille méthode de l’apprentissage sur le tas !

Plusieurs problèmes peuvent découler d’une telle approche :

• L’employé ne ressent pas son importance à vos yeux ; Certains points ne seront pas couverts lors de sa formation ;
• Il pourra y avoir ambiguïté des rôles ;
• Des erreurs seront effectuées par manque d’information ;
• Vous aurez un plus grand taux de roulement.

En soignant davantage la façon d’intégrer votre nouvel employé, vous recevrez en retour un engagement Cliquez pour tweeter plus élevé du nouvel employé envers l’entreprise, un meilleur rendement au travail et un taux de roulement moins élevé.

Afin de réussir l’accueil, vous devrez :

Connaître l’individu

Informez-vous ce qu’il a besoin pour bien performer:

• A-t-il déjà des compétences, des aptitudes ?
• Apprendra-t-il plus rapidement en lisant un manuel ou en étant directement dans l’action ?
• A-t-il besoin de prendre des notes ou a-t-il une excellente mémoire et n’a pas besoin de soutien physique ?

Préparez-vous

• Informez d’avance votre équipe de son nom, son rôle et la date de début ;
• Préparez un dossier à lui remettre avec toute l’information pertinente sur l’entreprise et son emploi ;
• Planifiez la première journée et informez-le de son déroulement ;
• Préparez son lieu de travail. Commandez les fournitures nécessaires AVANT son arrivée ;
• Préparez ses accès, mots de passe, carte magnétique, clés, etc. ;
• Confirmez la date, l’heure et l’endroit de sa première journée quelques jours auparavant ; mentionnez la tenue vestimentaire attendue et les documents qu’il doit apporter (spécimen de chèque, CV, etc.) ;
• Jumelez-le avec un autre employé afin qu’il ait quelqu’un à qui se référer en cas de questionnement (n’oubliez pas d’en informer l’employé visé !).

Accueillez l’employé dès son arrivée avec un sourire amical

Étape simple, mais trop souvent oubliée dans le feu de l’action !

Commencez par le commencement !

Le but ici est de favoriser l’intégration : faites le tour du propriétaire en premier lieu :

• Une visite des lieux physiques afin de donner le portrait global de l’entreprise ; les employés aiment savoir à quoi servira leur travail ;
• Présentez les collègues et partagez la dynamique de l’équipe. Vous stimulerez ainsi le sentiment d’appartenance ;
• Remettez la description de tâches et discutez des responsabilités ;
• Remettez le manuel d’employé informant votre nouveau venu de ses droits et de ses responsabilités, des politiques et procédures de l’entreprise ;
• Remettez les objectifs d’évaluation du rendement afin que le nouvel employé comprenne bien ce qui est attendu de lui ;
• Discutez de la culture organisationnelle ainsi que du code de conduite.

La rétroaction

À la fin de la journée, informez-vous de comment se sent votre employé :

• A-t-il des questions ?
• Le travail est-il ce qu’il avait imaginé ?
• Est-ce qu’il y a des questions, des préoccupations, des commentaires ?
• Soyez proactif ; allez chercher de la rétroaction !

Le suivi

Planifiez un suivi avec l’employé après 1 semaine, 1 mois et 3 mois, et ce, afin de vérifier si tout se déroule bien. Ne laissez pas cette étape au hasard en pensant que vous y penserez, car nous savons tous que le temps passe vite et que vous passerez probablement à côté de cette étape si vous ne vous mettez pas un rappel à l’agenda !
Au bout de la période de probation, félicitez votre employé de son statut permanent et inscrivez-le aux avantages sociaux (s’il y a lieu).

SUITE À LA JOURNÉE D’ACCUEIL

La première journée étant passée. Vous avez pris le temps de bien accueillir le nouveau venu. Il ne reste qu’à le former ! Il devra apprendre vos us et coutumes. Il devra assimiler votre mission, votre vision et vos valeurs. Il devra répliquer votre niveau de service à la clientèle et bien sûr, il devra apprendre les tâches reliées à son poste.

Pour que la formation soit le plus efficace possible et pour éviter les erreurs et les oublis, il est fortement recommandé de vous fier sur un manuel d’employé et un manuel de procédures. Ces manuels sont indispensables pour accélérer le transfert des connaissances techniques et comme source ultime pour les employés lorsqu’ils ont des questions sur le comment, le quoi et le qui de l’organisation.

Vous constaterez que la qualité de l’intégration d’un nouvel employé ne repose pas uniquement sur son adaptation à son nouveau poste, mais aussi sur sa compréhension des enjeux organisationnels qui s’y rattachent. Il doit avoir accès à une foule de renseignements contextuels sur l’entreprise.

Le processus d’intégration se termine lorsqu’on a acquis le sentiment que le nouvel employé s’épanouit dans l’entreprise, qu’il s’engage et s’implique avec confiance et qu’il apporte une contribution générale qui dépasse le cadre de son emploi.

Vous avez besoin d’aide pour mettre en place un processus d’accueil de vos nouveaux employés ?

Vous êtes intéressés à mieux comprendre comment mettre en place un livre de procédures ?

Vous voulez plus d’informations sur ce quels éléments se retrouvent dans un manuel d’employés ?

Je suis toujours disponible pour en discuter avec vous, n’hésitez pas !

Sources :

https://atmanco.com/fr/blog/capital-humain/5-etapes-preparer-favoriser-accueil-nouvel-employe/

et

http://www.portailrh.org/effectif/fichedemo.aspx?f=67355