Trop souvent un employé quitte une entreprise avec toutes les connaissances et les informations propres à ses fonctions. Des années de connaissances qui quittent votre business du jour au lendemain.

Qui est à blâmer ? Est-ce l’employé ou le gestionnaire/ entrepreneur qui n’a pas mis en place un processus pour recueillir et conserver les connaissances ?

Afin de diminuer la perte de savoir au sein de votre entreprise, vous devez mettre en place des automatismes de collecte du savoir.

Pourquoi ?

• Pour maintenir vos meilleures pratiques d’affaires (MPA)
• Pour mieux former de nouveaux employés
• Pour garder et améliorer la valeur de votre entreprise lors d’une vente ou d’une association
• Pour diminuer le risque de la perte de renseignements
• Pour diminuer la perte de client due à un changement dans l’approche de votre service à la clientèle
• Pour bien se défendre dans le cas de plaintes, litiges ou poursuites

La perte de renseignements dans une entreprise est un gaspillage difficile à mesurer, Cliquez pour tweeter mais il est tout aussi réel qu’une perte d’inventaire, qu’une perte de client ou d’un vol.

Quelques exemples :

• Le chef quitte votre restaurant et n’a pas écrit les recettes préférées des clients
• Votre meilleur technicien mécanique n’a pas écrit les procédures et les échéanciers pour entretenir votre équipement et il est maintenant hospitalisé pour quelques semaines
• Votre adjointe administrative a une mémoire phénoménale et connaît toutes les spécificités de vos clients, mais elles ne sont pas inscrites nulle part et votre concurrent vient de la recruter
• Votre meilleur vendeur a des trucs infaillibles pour conclure des ventes et il quitte pour sa retraite. Ses techniques, son approche, son savoir n’ont pas été transmis au nouveau vendeur.
• Vous aimez que vos clients soient accueillis d’une manière précise et c’est spécifiquement pour ce détail que vous vous démarquez, mais plus vous avez d’employés, plus il vous est difficile de transmettre et assurer cet élément critique

Vous n’avez rien d’écrit ?

Vous êtes à risque.

• Risque de perdre des clients
• Risque de perdre des employés
• Risque de perdre du temps
• Risque de perdre d’énergie

Et tout ça, c’est de l’argent !!!

Il est maintenant temps de prendre action !

Comment ?

• Documentez vos politiques, vos processus et vos procédures par écrit ou par vidéo
• Demandez à vos employés de les maintenir à jour
• Assurez-vous de pouvoir gérer les accès aux équipements (informatiques, opérationnels et autres)
• Faites quelques vérifications surprises

La documentation du savoir et des connaissances dans votre entreprise pourra également vous servir lors de vos prochains recrutements. Vous pourrez mieux recruter en sachant exactement ce que vous recherchez chez un individu. Vous connaîtrez le bagage de connaissances et de compétences requis par  votre entreprise et pourrez mieux identifier ce qui vous manque.

De plus, vos meilleures pratiques d’affaires bien documentées deviendront la source principale de renseignements pour mettre en place la formation de vos équipes.

Vous pensez ne pas avoir le temps pour vous y mettre ?  Prenez quelques minutes pour simplement vous imaginer le départ subit d’un de vos employés clés…

• Est-ce que la production sera perturbée ?
• Est-ce que vous serez à risque de perdre des clients?
• Quel sera le coût de remplacer et de former un nouvel employé ?
• Combien d’énergie, de temps et d’argent devrez-vous investir pour espérer un retour à la normale de vos activités?

Vous doutez encore ?

Ce travail est un travail de plusieurs mois; à prendre à petites bouchées afin de ne pas ajouter trop de pression sur les employés qui devront documenter leurs façons de faire. Il peut être fait entièrement par vous ou de concert avec une aide externe.

Vous désirez en apprendre plus sur la façon de diminuer votre risque lié aux connaissances non documentées ?

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